Política de protección de datos DICO

DICO TELECOMUNICACIONES S.A., en adelante DICO S.A. , sociedad comercial, NIT 830136162-0, debidamente constituida como consta en la Escritura pública 486 de la Notaría 51 y modificada mediante Escritura Pública 051 de la Notaría 75, ambas del Círculo de Bogotá D.C. y debidamente registradas bajo el número 1185646 del Libro IX de la Cámara de Comercio de Bogotá D.C.; en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, los cuales regulan la Protección de Datos Personales y establecen las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información; desarrolla las siguientes políticas para el TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES dentro de la empresa.

I. PRINCIPIOS

La protección de datos personales en DICO S.A. estará sometida a los siguientes principios, con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales y se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia, Principios consagrados en Normas Internacionales, Leyes Colombianas y en la línea Jurisprudencial de la Corte Constitucional desarrollada con relación a los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal.

a. Informado o principio de Libertad: El Tratamiento de datos personales al interior de DICO S.A. , sólo puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.

b. Legalidad: El Tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben sujetarse a lo dispuesto en esta norma.

c. Finalidad del Dato: El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento informado.

d. Calidad o veracidad del dato: Los datos de carácter personal recolectados por DICO S.A. deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

e. Transparencia: En el Tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

En la recolección de los datos personales por parte de DICO S.A. se deberá tener en cuenta la finalidad del Tratamiento y/o de la base de datos; por tanto deben ser datos adecuados, pertinentes y no excesivos ni desproporcionados en relación con la finalidad. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

f. Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales que recolecte o trate DICO S.A. serán usados por esta sociedad o sus vinculadas solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del Dato Personal, por tanto, solo serán cedidos a terceros que requieran estos datos para la prestación de algún servicio a DICO S.A. que sea necesario y que tenga la misma finalidad que le esté dando DICO S.A. a dichos datos personales. El Titular con su Autorización, facultará a DICO S.A. de la misma manera, a la transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas a encargados del tratamiento o sus vinculadas. Los datos personales bajo custodia de DICO S.A. no podrán estar disponibles en internet o en cualquiera otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y dicho acceso tenga por objeto brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la Ley y los Principios que gobiernan la materia. Se exceptúa de lo anterior los eventos en los cuales por expresa disposición legal deba existir revelación de esos datos en medios masivos como internet o la previa existencia de autorización por parte del titular de la información.

g. Temporalidad del dato: Agotada la finalidad para la cual fue recolectado el Dato Personal, DICO S.A. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas pertinentes que aseguren su eliminación. Para tal fin se tendrán en

cuenta las obligaciones de Ley Comercial en materia de conservación de libros de comercio y correspondencia del comerciante.

No obstante, en caso de considerarse necesario, los datos podrán en las Bases de Datos del DICO S.A. cuando se requieran para dar cumplimiento a un deber legal u orden judicial, así como cuando su tratamiento se limite a su conservación para fines históricos o estadísticos.

h. Seguridad del Dato: DICO S.A. , en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. DICO S.A. , conforme la clasificación de los datos personales que realice al interior de la organización, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i. Confidencialidad: DICO S.A. y todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos de Carácter Personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, salvo las excepciones legales. Esta obligación subsiste aún después de finalizada la relación que dio origen a la recolección y tratamiento del dato. DICO S.A. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

j. Deber de Información: DICO S.A. informará a los Titulares de los Datos Personales el régimen de protección de datos adoptado por la organización, así como respecto de la finalidad y demás principios que regulan el tratamiento de estos datos. Así mismo informará sobre la existencia de las Bases de Datos de Carácter Personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la Ley.

k. Protección especial de datos sensibles: DICO S.A. no recolectará ni tratará datos personales ligados exclusivamente a ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular o por expresa disposición legal.

Ninguna actividad de DICO S.A. , estará condicionada a que el Titular suministre datos personales sensibles, excepto cuando sea imperioso por redundar en beneficio del titular de la información o en razón a que la situación específica así lo requiere.

II. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los Titulares de los Datos de Carácter Personal contenidos en Bases de Datos que reposen en los sistemas de información de DICO S.A. , tienen los derechos descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en el Constitución Política y la Ley.

El ejercicio de estos derechos podrá ser realizado por parte del Titular del Dato Personal, de acuerdo con las disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos. Para el ejercicio de estos derechos el Titular de la Información podrá contactarse con la entidad a través de comunicación escrita dirigida a la siguiente dirección de correo electrónico serviciocliente@dicocolombia.com; o documento escrito dirigido a la Carrera 97 24C-23 Interior 22 Bogotá D.C.

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personalísima y será ejercido por el titular del dato de manera exclusiva, salvo las excepciones de ley.

a. Derecho de Acceso: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales, y sobre las comunicaciones y/o cesiones realizadas respecto de ellos, sean éstas autorizadas o no.

El acceso a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento se garantiza de forma gratuita una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la entidad podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

b. Derecho de Actualización: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de actualizar sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.

c. Derecho de Rectificación: Este derecho comprende la facultad del titular del Dato de solicitar la modificación de los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

d. Derecho de Cancelación: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes, o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley, o cuando se mantengan en razón de la existencia de una relación contractual o comercial.

e. Derecho a la Revocatoria del Consentimiento: El Titular de los Datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilitaba a DICO S.A. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la Ley y/o que sea necesario en un marco contractual específico.

f. Derecho de Oposición: Este derecho comprende la facultad del Titular del Dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. DICO S.A. , con base en los legítimos derechos que argumente el Titular del Dato Personal, hará un juicio de proporcionalidad o ponderación con el fin de determinar la preeminencia o no del derecho particular del titular del dato sobre otros derechos.

g. Derecho a presentar Quejas y Reclamos o a ejercer Acciones: El Titular del Dato Personal tiene derecho a presentar ante DICO S.A. consultas y reclamos de conformidad con las leyes que los reglamentan y quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente. DICO S.A. dará respuesta a los requerimientos que realicen las autoridades competentes en relación con estos derechos de los titulares de los datos personales.

h. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos: En desarrollo del Principio del Consentimiento Informado, el Titular del Dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en DICO S.A.

De manera excepcional, esta Autorización no será requerida en los siguientes casos:

i. Cuando la información sea requerida o deba ser entregada a una entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

ii. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.

iii. En casos de emergencia médica o sanitaria.

iv. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

v. Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En estos casos, si bien no se requiere de la Autorización del Titular, si tendrán aplicación los demás Principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

III. POLÍTICA GENERAL

Para la protección de datos personales y el tratamiento de éstos como objetivo general de DICO S.A. está el asegurar la confidencialidad, integridad, libertad, veracidad, transparencia y disponibilidad de la información y bases de datos de sus accionistas, proveedores, postulantes, empleados y ex empleados, garantizando disponibilidad de la infraestructura tecnológica para el tratamiento de los datos personales recolectados para fines legales, contractuales, y comerciales.

Para tal efecto, DICO S.A. se compromete a cumplir con la normatividad vigente, buscando siempre mecanismos efectivos para la protección de los derechos de los titulares de los datos personales a los cuales les dé tratamiento y, gestionará y desarrollará medidas que contengan condiciones de seguridad adecuadas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso fraudulento sobre la información.

En la Autorización de Tratamiento de datos que en cada caso se solicite se indicará que los mismos pueden ser transferidos a entidades que cumplirán la función de encargados en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 o a las vinculadas de la empresa. Los Encargados de administración de Bases de Datos de DICO S.A. , deberán acogerse íntegramente a la presente Política de Protección de Datos.

IV. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de DICO S.A. , en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes parámetros.

a. Datos Personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano: Existirán bases de datos independientes para el tratamiento de datos personales, antes, durante y después de la relación laboral.

i. Tratamiento de datos antes de la relación contractual: DICO S.A. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

Cuando DICO S.A. contrate a terceros para que adelanten o apoyen los procesos de selección, en los respectivos contratos establecerá que los datos personales recolectados deberán ser tratados dando cumplimiento a la presente Política de Protección de Datos.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de DICO S.A. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la información relacionada con su participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

ii. Tratamiento de datos durante la relación contractual: DICO S.A. almacenará los datos personales obtenidos durante el proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Área de Gestión Humana y Administrativa y con la finalidad de administrar la relación contractual entre DICO S.A. y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido en DICO S.A.

El uso diferente de los datos e información personal de los solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a DICO S.A. evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales Sensibles que se recolecten durante la relación laboral se requerirá autorización expresa del Titular para lo cual se le deberá informar cuáles son los Datos Sensibles que serán objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.

Por servicios externos que DICO S.A. pueda requerir, en el Tratamiento de Datos durante la relación contractual, podrá ser necesaria la cesión o transferencia de dichos datos a un tercero, con el fin de que éste sea el encargado de la administración del tratamiento. Para este caso, en la autorización expresa del empleado autorizando el tratamiento, se incluirá la autorización para transferencia de datos.

iii. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual: Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, DICO S.A. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener Datos Sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan exclusivamente para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

1. Dar cumplimiento a la Ley Colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.

2. Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.

3. Fines estadísticos o históricos

b. Tratamiento de datos personales de Accionistas.

Los datos e información personal de las personas naturales que llegaren a tener la condición de accionista de DICO S.A. , se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:

i. Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.

ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa.

iii. Emisión de certificaciones relativas a la relación del Titular del Dato con la sociedad.

iv. Las demás establecidas en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios accionistas

c. Tratamiento de datos personales de Proveedores: DICO S.A. solo recabará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a DICO S.A. por naturaleza jurídica la divulgación de datos del proveedor persona natural consecuencia de un proceso de contratación, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta norma y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

i. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.

ii. Envío de invitaciones a eventos programados por la Empresa.

iii. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

DICO S.A. podrá recolectar datos personales de los empleados de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de DICO S.A. , tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, DICO S.A. devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

Cuando DICO S.A. entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. DICO S.A. verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

V. GRABACIONES, FILMACIONES Y COMUNICACIONES

La entidad como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus accionistas, clientes y usuarios la página web de la entidad y diversas formas de realizar el contacto, como lo son comunicaciones escritas, contacto telefónico, presentación de boletines y comunicados.

En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la entidad, sus clientes o los asistentes a los eventos organizados o patrocinados por DICO S.A.

Tal información y datos de ninguna manera serán utilizados o compartidos con terceros para fines comerciales o actividades diferentes a la de dar a conocer las actividades y servicios de DICO S.A. o sus vinculadas. La entidad se compromete a revisar cuidadosamente la información que será publicada de cualquier forma, de tal manera que de ninguna forma se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de alguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la entidad la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular.

Igualmente, la cesión de derechos de imágenes, fotografías o videos captadas y/o filmadas en el ámbito de la relación laboral y/o profesional con DICO S.A. , y en general los demás datos personales compartidos, a través de cualquier medio de difusión y comunicación no trae consigo derechos de recibir compensación ni reconocimiento alguno de cualquier tipo, puesto que la autorización y cesión de derechos se efectúan de forma gratuita.

VI. DATOS DE MENORES

La entidad no realiza en ninguna de sus actividades el Tratamiento de Datos Personales de Menores de edad. No obstante en caso de que por cualquier circunstancia se llegue a requerir realizar el tratamiento de la información se tendrá en cuenta su interés prevalente y de ninguna manera se efectuará sin contar previamente con la autorización por parte de sus representantes legales.

VII. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

DICO S.A. se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los Datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de su página web con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los Titulares de la Información o sus representantes podrán solicitar a la entidad el retiro de su información a

través de los canales indicados anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la entidad.

VIII. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los Datos Personales que conforman las bases de datos de la entidad y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia, las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán igualmente las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la Información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.

IX. GLOSARIO

a. Área de Gestión Humana y Administrativa: Área encargada de gestionar los procesos humanos y administrativos y de la Compañía.

b. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

c. Aviso de Privacidad: Documento generado por el Responsable, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales en caso de no poder poner a su disposición la política de privacidad.

En general DICO S.A. tiene a disposición de todos sus empleados, clientes, accionistas, usuarios y en general titulares de los datos personales su política de Datos Personales fácilmente accesible a través de su página web www.dico.com.co Sin embargo, en caso de ser necesaria la implementación de este aviso para un determinado canal de comunicación, debe contener, al menos la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos.

d. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento, sin importar si estos son estructurados o no.

e. Empresa: DICO S.A.

f. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

g. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular, como es el caso de los datos biométricos y la historia clínica, entre otros. Este tipo de datos no son objeto de tratamiento por parte de DICO S.A. , a menos de que se trate de información necesaria para el desarrollo de un proyecto propio de su objeto social o se trate del manejo interno de la información de sus funcionarios, previa autorización por su parte para ello, en caso de ser necesario.

h. Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.

De acuerdo con los conceptos establecidos por la Superintendencia de Industria y comercio los datos de directorio o que son hallados en búsquedas en internet no se pueden considerar públicos y su tratamiento debe estar fundamentado en los principios del manejo de la información personal.

i. Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.

j. Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el

origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud y la vida sexual.

Este tipo de datos podrán ser objeto de tratamiento por parte de DICO S.A. , previa autorización de sus funcionarios, clientes o accionistas para ello.

k. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

l. Fraude Externo: Actos, realizados por una persona externa a la entidad, que buscan defraudar, apropiarse indebidamente de activos o información de la misma para beneficio propio o de un tercero, o incumplir normas o leyes.

m. Fraude Interno: Actos que de forma intencionada buscan defraudar o apropiarse indebidamente de activos de la entidad, información confidencial, información propia de DICO S.A. o incumplir normas o leyes, en los que está implicado, al menos, un funcionario de la entidad con beneficio propio o de un tercero.

n. Principio: Reglas o normas que orientan la acción de un ser humano.

o. Registro Nacional de Bases de Datos: Directorio público de las bases de datos sujetas a tratamiento en el territorio colombiano. Las bases de datos que se encuentren fuera del Territorio Colombiano, en caso de existir, serán objeto de registro cuando al DICO S.A. o los encargados del tratamiento les sea aplicable la Legislación colombiana, en virtud de Normas Internas o Tratados internacionales.

p. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

q. Superintendencia de Industria y Comercio: Autoridad Nacional en materia de protección de datos personales, a través de la Delegatura de Protección de Datos Personales.

r. Titular de la información: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

s. Transferencia: Cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento, el cual encuentra ubicado dentro o fuera del país.

t. Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por parte del Encargado por cuenta del Responsable.

u. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: 27 Octubre 2016

Misión / Visión DICO

MISIÓN

Somos una empresa que presta servicios relacionados con asesoría, construcción, administración, operación y mantenimiento de redes, y comercializa tecnología para el sector de las telecomunicaciones e informática, con el fin de satisfacer las necesidades de nuestros clientes basados en el cumplimiento, la eficacia, la experiencia y profesionalismo fundamentales en nuestros procesos.

VISIÓN

En el 2022 ser reconocidos como el aliado estratégico de nuestros clientes en latinoamérica y asegurar de manera integral el cumplimiento de la responsabilidad social empresarial.

Política y objetivos de calidad DICO

Política de calidad

En DICO trabajamos para lograr la satisfacción permanente de nuestros clientes, cumpliendo con eficacia los compromisos establecidos e incrementando nuestra participación en el mercado; apoyados en la formación integral y competencia de nuestro personal, en el mejoramiento continuo y nuestro compromiso con la calidad.

Objetivos de calidad

1. Lograr la satisfacción permanente de nuestros clientes.
2. Cumplir con eficiencia los compromisos establecidos.
3. Formación integral y competencia del personal.
4. El mejoramiento continuo de los procesos y el compromiso con la calidad.
5. Incrementar la participación en el mercado.

Política seguridad Vial DICO

En DICO TELECOMUNICACIONES S.A, sabemos que los desplazamientos en vía pública, son actividades con ALTO POTENCIAL DE ACCIDENTES GRAVES Y HASTA FATALES, LOS CUALES TRAEN CONSECUENCIAS LAMENTABLES PARA NUESTRA ORGANIZACIÓN, COLABORADORES Y SUS FAMILIAS, INCLUSO A LA COMUNIDAD

Los INCIDENTES Y ACCIDENTES DE TRÁNSITO SON EVITABLES, es por ello que hemos decidido involucrar a todos nuestros trabajadores y contratistas, e invitar a nuestros visitantes, clientes y demás partes interesadas, a trabajar juntos en pro del fortalecimiento de la cultura de seguridad vial.

Para lograrlo, hemos decidido establecer, implementar, mantener, verificar y mejorar continuamente nuestro Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESVI, con el fin de GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO ESTRICTO DE LOS REQUISITOS LEGALES APLICABLES, de nuestros clientes y partes interesadas, en materia de Seguridad Vial.

En cada sitio donde tengamos operación, se deben implementar acciones tendientes a:

1. Fortalecer los conocimientos en materia de seguridad vial para los diferentes actores de la vía.
2. Establecer criterios claros para la selección y evaluación de conductores, incluso para el personal que realiza actividades con rol de conductor.
3. Desarrollar actividades para la toma de conciencia, dirigidas a los diferentes actores de la vía, con el fin de cambiar los comportamientos a riesgo por comportamientos seguros, extendiendo dicha actividad a las familias de nuestros colaboradores.
4. Fortalecer los criterios para la selección y evaluación periódica de nuestros proveedores de mantenimiento, alquiler y reparación de vehículos, etc, a través de auditorías periódicas.
5. Establecer y comunicar las normas internas de comportamiento en la vía para todo el personal que desarrolle actividades de conducción o transite sobre la vía pública, mientras realice actividades a nuestro nombre o en nuestros vehículos.
6. Estar preparados para atender, en caso de que se presenten, a las víctimas de accidentes.
7. Hacer cumplir las normas y reglamentos establecidos, y a asumir las consecuencias derivadas de las omisiones.

Todas las personas que trabajan para nuestra compañía, deben ser ejemplo, veedores y multiplicadores de la cultura de la seguridad vial.

NUESTRA META NO ES LLEGAR PRIMERO, NUESTRA META ES CERO ACCIDENTES.



ANA MARÍA CORREA
Representante Legal

Elementos de protección personal DICO

Dico Telecomunicaciones S.A. en cumplimiento de los lineamientos emitidos por la Legislación Nacional Vigente, ha establecido la presente Política de Uso de los Elementos de Protección Personal en cada puesto de trabajo.

Dico establece que:

La empresa en procura del bienestar de sus colaboradores, suministrará los elementos de protección personal que cumplan con los estándares de calidad necesarios para proteger la integridad de sus colaboradores.

El Uso de los Elementos de Protección Personal es de carácter obligatorio para los colaboradores.

El uso de los Elementos de Protección Contra Caídas es de carácter obligatorio para los colaboradores.

Es responsabilidad de cada colaborador velar porque sus elementos de Protección Personal y Contra Caídas se conserven en condiciones adecuadas para que le provean seguridad, y además cada jefe inmediato debe garantizar que su grupo de trabajo los utilice adecuadamente. En caso de deterioro o daño el colaborador debe ser la primera persona en solicitar la reposición o reemplazo de los elementos de protección personal defectuosos.

La gerencia dispone los recursos necesarios para el cumplimiento de las políticas



ANA MARÍA CORRREA CANO
Representante Legal

Ética y transpariencia DICO

La Organización Dico Telecomunicaciones S.A. establece como principio en el desarrollo de sus actividades, el cumplimiento de la ética empresarial y la transparencia, como unos de los pilares fundamentales que la caractericen en su proyecto de gestión y estrategia para todas las actividades comerciales que emprenda, en busca de propiciar una convivencia armónica y un patrón de conducta aplicable a todos los funcionarios que conforman la organización, personal externo, entes de control y la sociedad en general.

Sus bases éticas están sustentadas principalmente en el respeto, la integridad y la lealtad en el seno mismo de la Empresa, en pro de su cumplimiento se establecieron los principios de conducta, buscando evitar conflictos de interés entre los empleados y su interferencia con los de la empresa, estos pueden presentarse, en el ejercicio del cargo, en el uso de bienes y recursos, en la relación con los clientes, proveedores y terceros, en relación con la competencia y en relación con el medio ambiente.

Por ello, Dico Telecomunicaciones S.A., cuenta con un comité de ética, al cual los empleados deben denunciar por medio escrito y/o electrónico, cualquier comportamiento impropio que vaya en contra de los principios de conducta, sin importar distinción de cargo y jerarquía; la función del comité es intervenir en las situaciones que no sean resueltas en primera instancia luego de su denuncia, con el fin de tomar decisión y generar planes de acción definitivos.

Todas las denuncias o consultas de los empleados se trataran de manera estrictamente confidencial, garantizando el comité absoluta reserva acerca de la identidad de los denunciantes y garantizará que no se tome ninguna represaría hacia los mismos.



ANA MARÍA CORREA
Representante Legal

POLÍTICA DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE CONSUMO, ABUSO Y ADICCION A SUSTANCIAS PSICOACTIVAS DICO

En DICO Telecomunicaciones S.A. reconocemos que el consumo, abuso y adicción a sustancias psicoactivas, licitas o ilícitas, no solamente es un asunto de salud pública, también puede afectar a nuestros colaboradores, sus familias, clientes y a la comunidad en general.

Por tal razón está prohibido:

El consumo, posesión, transporte y comercialización de drogas, bebidas embriagantes, sustancias psicotrópicas y el consumo de tabaco.

Presentarse a laborar bajo la influencia de alcohol, estupefacientes o sustancias psicotrópicas así como invitar o incitar a consumirlas.

Lo anterior es aplicable:

• A todos nuestros trabajadores directos, contratistas, sub contratistas, visitantes e incluso proveedores u otros que puedan afectar nuestro desempeño.
• Durante toda la jornada laboral.
• Dentro de nuestras instalaciones o las de nuestros clientes.
• Dentro o durante la operación de vehículos, sin importar si son propios o alquilados o mientras lleven distintivos de la compañía.
• Mientras se realicen actividades a nombre de nuestra compañía o de nuestros clientes.
• Mientras se porte nuestro uniforme o el del cliente, incluso fuera de la jornada laboral.

Alineado al cumplimiento de los requisitos legales y otros aplicables la empresa:

• Impulsa y fomenta campañas de promoción de la salud y prevención del consumo.
• Realiza controles periódicos, para verificar el consumo de sustancias psicoactivas.
• Aplica el régimen disciplinario conforme a la ley colombiana y al Reglamento Interno de trabajo.

NEGARSE A LA REALIZACIÓN DE PRUEBAS, INGERIR ALCOHOL O DROGAS EN EL HORARIO LABORAL O USANDO EL UNIFORME DE LA COMPAÑÍA, INCLUSO PRESENTARSE A LABORAR BAJO SUS EFECTOS, CONSTITUYE FALTA GRAVE Y ES CAUSAL DE DESPIDO JUSTIFICADO DEACUERDO A REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO.



ANA MARÍA CORREA
Representante Legal

POLÍTICA SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO y AMBIENTE (SSTA) DICO

En DICO TELECOMUNICACIONES S.A, empresa líder en Asesoría, Construcción, Administración y Mantenimiento de redes para el sector Telecomunicaciones e informática, creemos firmemente que la Gestión en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente es importante para garantizar la continuidad de nuestro negocio.

Es por ello que todo empleado, contratistas, proveedores y demás grupos de interés, que laboren o hagan parte de nuestras operaciones, deben:

1. Promover la calidad de vida laboral de sus colaboradores, identificando y gestionando los peligros/aspectos significativos, con el fin de prevenir la ocurrencia o mitigar las consecuencias de incidentes, accidentes, lesiones personales y enfermedades, daños a la propiedad e impactos socio-ambientales.
2. Cumplir estrictamente los requisitos legales aplicables, así como los demás requisitos suscritos con o por la organización en materia de Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente.
3. Establecer, implementar y mejorar continuamente su sistema de gestión de seguridad, salud en el trabajo y ambiente SSTA, aplicando los más altos estándares de seguridad.
4. Respaldar la gestión en Seguridad, Salud en el trabajo y Ambiente, asignando funciones, responsabilidades, autoridad, y los recursos humanos, tecnológicos, económicos u otros necesarios para la correcta implementación y mantenimiento del SGSSTA.

Para lograrlo la alta dirección de la organización, ha establecido los siguientes objetivos estratégicos alineados a los peligros/aspectos significativos:

• Promover en las personas, la formación de hábitos, comportamientos y conductas seguras en la vía, con el fin de disminuir los índices de frecuencias y severidad por accidentes viales.
• Prevenir accidentes durante la realización de actividades que involucren trabajo en alturas.
• Identificar, evaluar y controlar a la población expuesta a factores de riesgo osteomuscular y psicosocial, con el fin de prevenir la incidencia de patologías causantes de enfermedades laborales asociadas.
• Mejorar las competencias del personal a través de la identificación, implementación, evaluación y seguimiento de las acciones de capacitación.
• Identificar, evaluar y controlar los aspectos ambientales significativos.
• Verificar periódicamente, las condiciones de seguridad de equipos, herramientas e instalaciones críticas, gestionando eficazmente las no conformidades detectadas.
• Promoción y participación activa de los integrantes de del Copasst en temas de SSTA.

Contamos con su compromiso para lograr ambientes de trabajo sano y seguro.



JANETH ROCIO PARDO
Representante Legal

Avisos DICO

Aviso a proveedores y contratistas Proveedor: Para radicar su factura debe presentar la orden de compra, remisión firmada y la copia de la guía de despacho si el envío de la mercancía se realizó fuera de la ciudad de Bogotá. Contratista: Para radicar su factura debe tener las pólizas, recibos de caja, contratos y demás documentos al día.

Aviso de confidencialidad La información y/o archivos contenidos en este E-mail son confidenciales, y solo pueden ser utilizados por la persona o la compañía a la cual está dirigido. Si no es el destinatario, es necesario que informe al remitente del correo, ya que se encuentra prohibido al personal no autorizado su revisión, uso, retención, difusión, impresión, copia o cualquier otra acción que se base en este correo, y será sancionado según lo establecido en la ley. Cualquier otra información que no tenga relación con asuntos de DICO S.A, se entenderá como personal y no representan en ningún caso a esta Compañía.

The information and / or files contained in this E-mail message are confidential, and are intended solely by the person or company address(es) to which it is directed. If you are not the recipient, please immediately alert the sender by reply email. You are hereby notified that any use, reviewing, retaining, diffusing, printing, copying or any other action based on this E-mail is strictly prohibited, and it will be sanctioned as established by law. Any other information not related to matters of DICO S.A, it will be understood as personal and do not represent in this case our Company.

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